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小小報銷單，冗長的業務流程

對于很多財務工作者來說，工作中總免不了處理大大小小的報銷單據。一張小小報銷單，背后往往承載著煩冗的工作量：發票真偽辨別、信息審核錄入、費用類型匹配及對賬等。
 
作為中國石油的一位財務工作者，王佳（化名）也不例外。在處理單位的差旅費用時，她遇到了各式各樣的問題，比如：員工住宿費用超標，不合規現象時有發生；每天處理大量報銷單，時間碎片化，無法聚焦其它工作；報銷流程繁瑣，到賬時間長，員工抱怨諸多；此外，集團在采購酒店、機票等資源時過于分散，協議價低，成本浪費嚴重……
 
擁抱數字化，實現自身高質量發展

隨著數字化轉型的浪潮襲來，大型國有企業紛紛邁開轉型步伐，希望通過提質增效，實現自身高質量發展。黨的十八大以來，隨著中央“八項規定”等內容的陸續出臺，改進工作作風，加強和規范國有企業合規管理變得刻不容緩。而差旅費用作為企業重要的可控成本，更加不容忽視。
 
作為一個擁有100w以上員工的大型企業，中國石油每年的差旅費用支出龐大。為落實中央“八項規定”，加強對企業集團商旅業務的管控，助力集團公司數字化轉型，中國石油聚焦自身商旅管理需求，開啟了數字化自主探索之路。
 
打造石油商旅平臺，構建全場景、全流程、全數據的商旅管理體系

在中國石油商旅業務中，如何保障流程合規管控、數據安全保密、業務提質增效和員工體驗提升是至關重要的四個方面。為解決這四個方面的訴求，客戶基于華為咨詢、方案搭建了信息系統，華為慧通展開一系列具體實踐并已得到過驗證。經過精心研究與開發，2018年底石油商旅平臺正式上線。它由中國石油所屬單位—共享運營公司及華油集團聯合建設，通過整合內部資源，打造出的全場景、全流程、全數據的差旅管理體系。
 
 
通過引入華為數字化差旅解決方案，中國石油搭建起了一套專屬的商旅管理體系，主要體現在三大領域：
 
首先，搭建了與共享服務平臺一體化的石油商旅平臺。員工不僅可以通過APP輕松完成出差申請、出行預訂、事后報銷等出差行為，還可感受到實時審批、智能行程推薦、智能入離店等溫馨化服務，體驗感大大提升。此外，平臺的誕生讓原本處于線下的商旅業務向全流程線上轉變，不僅解放了人力，也提升了員工的工作效率。
 
其次，賦能石油商旅搭建專屬的資源體系。石油商旅搭建起了自身的酒店體系，并制定了一整套酒店管理系統及規范。在機票領域，通過新技術加持，幫助其實現機票自動出票等功能，大大提升了運營效率。截止到2021年，在國內機票領域，石油商旅已跟26家主流航司簽署了大客戶協議價，線上機票訂單可實現5秒內出票；在國內酒店領域，已同22家集團酒店簽署協議，平臺目前可查詢酒店63萬家，可月結預訂酒店51萬家。通過一系列資源整合、集中采購，石油商旅極大提升了資源覆蓋率，大幅降低了采購成本。
 
此外，在輔助運營上，華為也積極引入自身實踐，通過模式交互，促進石油商旅運營體系數字化提升。通過給關鍵崗位操作人員賦能培訓及提供技術支撐，加強雙方交流，助力其從傳統的票務服務向數字化商旅轉型。在石油商旅后臺呼叫中心，有7×24小時專人受理差旅中的各類問題，保障員工出行順暢。在平臺推廣上，通過成立卓越項目計劃，協助開展各類營銷活動，以提升石油商旅平臺會員的注冊量、平臺登錄率及訂單轉換率。
 
逐漸消失的報銷單，財務人員數字化轉型之路

對于王佳來說，這種改變是個逐步轉換的過程，新平臺的上線讓傳統的工作流程逐漸切換成新模式。靈活、多元的差標管控體系，從集團貫徹到了各下級單位中。員工出行前，在預訂機票酒店時，系統會自動關聯共享出差申請單，預置差標，合規問題得到有效保障。集出行審批—預訂—報銷為一體的石油商旅APP，通過全場景、全流程、全數據的一體化貼心服務，受到了員工的大力歡迎。僅差旅出行審批一項，時長降至3分鐘左右，工作效率顯著提升。
 
在整個報銷流程中，員工不再需要手寫報銷單、粘貼厚厚的票據，財務工作者們也不需要逐一去核對發票真偽、錄入票據信息、仔細對賬。數字化商旅的推行讓身處其中的人們有了切身體驗，財務人員從繁冗的報銷工作中解放出來，出行人員也實現了拎包即行。


據統計，2021年1月至今，石油商旅平臺的投入使用為中國石油直接節省了8.4%的國內機票支出、19.3%的國內酒店支出，助力了業務的提質增效。通過全流程自動化的推行，石油商旅的訂單全自動化率提升至91%，員工自助預訂率提升至93%，訂單復核工作量減少了90%，極大提升了員工的工作效率和出行體驗。目前，中國石油下屬的100多家公司已全面上線石油商旅平臺，用戶數量突破百萬。
 
 在未來，石油商旅仍將攜手華為，持續推進技術創新，強化應用深度，提升精益管控成效，并通過拓寬服務的廣度，將數字化的管理模式拓展到集團其它業務領域。數字化差旅作為數字化轉型的重要實踐成果之一，內涵也將不斷豐富。在“以客戶為中心”理念的引導下，華為將持續聯合石油商旅，推進企業商旅數字化轉型，進而助力中國石油集團高質量發展。

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